Antworten auf häufig gestellte Fragen

Diese Meldung erreicht Sie, sobald der eingestellte Wert des sogenannten "Soft-Quota" erreicht ist. Dieser Schwellenwert stellt eine Grenze der Benachrichtigung dar, damit Sie über die bevorstehende vollständige Festplattenauslastung des betreffenden E-Mail-Postfaches und deren etwaigen Konsequenzen vollständig informiert sind. Sollte auch der Schwellenwert "Hard-Quota" durch eingehende Nachtrichten erreicht werden, ist das Postfach voll und nachträglich eintreffende Nachrichten werden an den Absender als "nicht zustellbar" zurückgesendet. Insofern Sie den derzeitig eingestellten Wert des Soft-Quota innerhalb der nächsten 7 Tage, z.B. durch E-Mail Löschung, nicht unterschreiten, können ebenfalls keine E-Mails mehr zugestellt werden!

Da die Nutzungsart (Webmail, IMAP, POP3) eines E-Mail-Postfaches bei jedem Kunden variiert, ergeben sich verschiedene Lösungsansätze zur Verhinderung einer vollständigen Postfach-Auslastung. Wir haben für jedes Szenario eine unten stehende Anleitung erstellt um dieses Problem zu beheben.

Insofern Ihr Vertrag die Erhöhung/Anpassung der "Mail Quota" (maximale Festplattenauslastung eines Postfaches) nicht zulässt, können Sie nicht mehr benötigte E-Mails aus dem Postfach über Ihren Webmail-Zugang löschen. Damit dies auch bei einem nahezu vollem Postfach zuverlässig funktioniert, loggen Sie sich bitte in Ihrem Webmail-Zugang ein, öffnen Sie die "Einstellungen" >> "Server-Einstellungen" und aktivieren Sie die Option "Wenn verschieben in den Papierkorb fehlschlägt, Nachricht löschen". Danach können Sie nicht benötigte Nachrichten sofort entfernen, auch wenn kein Speicherplatz mehr zum Verschieben in den IMAP-Ordner "Gelöscht" vorhanden wäre.

Tipp: Sollte es Ihrem Vertrag generell an ausreichend E-Mail-Speicherplatz mangeln, empfehlen wir Ihnen eine Beratung zu einer möglichen Vertragsanpassung. Bitte sprechen Sie uns einfach darauf an.

Alternativ können Sie das betreffende Postfach auch per POP3, unter Abwahl der Konten-Einstellung "Nachrichten auf dem Server belassen", in Ihrem E-Mail-Client neu synchronisieren lassen. Danach wären alle Nachrichten im lokalen Posteingangsordner Ihres E-Mail-Clients gespeichert und das Postfach vollständig geleert. Je nach E-Mail-Client kann es erforderlich sein, dass Sie das betreffende POP3-Postfach parallel neu hinzufügen und anschließend synchronisieren müssen. Sichern Sie daher im Zweifelsfall wichtige und für Sie zwingend benötigte E-Mails in zusätzlich von Ihnen selbst erstellten lokalen Ordnern Ihres E-Mail-Clients.

Sollten Sie IMAP zum E-Mail Empfang verwenden, können Sie nicht benötigte Nachrichten direkt aus dem Posteingang löschen um neuen Platz zu schaffen. Das Gleiche gilt für die von Ihnen gesendeten Nachrichten aus dem etwaig von Ihnen verwendeten IMAP-Ordner "Gesendet/Sent".

Achten Sie daher bitte unbedingt darauf, dass gelöschte Nachrichten nicht in den IMAP Ordner "Gelöscht/Papierkorb" verschoben werden und dort ebenfalls Speicherplatz verbrauchen. Nicht mehr benötigte E-Mails sollten entweder direkt gelöscht oder in einen lokalen Papierkorb-Ordner Ihres E-Mail-Clients verschoben/kopiert werden. Diese Einstellung zum Umgang mit gelöschten E-Mails finden Sie in aller Regel in den Konten-Einstellungen Ihres verwendeten E-Mail-Clients.

Tipp: Sofern Sie eingegangene/gesendete E-Mails archivieren und nicht löschen möchten, können Sie diese in Ihrem E-Mail Client (z.B. Outlook, Thunderbird, Apple Mail) in selbst erstellte lokale Ordner oder auch selbst erstellte und abonnierte IMAP-Ordner verschieben/kopieren. So schaffen Sie strukturiert wertvollen Speicherplatz für eintreffende Nachrichten in Ihrem Posteingang. Berücksichtigen Sie jedoch, dass für die Archivierungsmethode in selbst erstellten IMAP-Ordnern eine Erhöhung der jeweiligen Postfachgröße unerlässlich ist (siehe Lösungsansatz 1).

Im Confixx-Adminbereich können Sie unter "E-Mail" > "Mail-Quota" zweierlei Werte verändern. Zum Einen das Soft-Quota und zum Anderen das Hard-Quota. Hier möchten wir kurz erläutern worin der Unterschied besteht.

Das Soft-Quota stellt eine Prüfgröße dar. Wird der Wert erreicht, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigung in das betroffene Postfach, die Sie darauf hinweist.

Das Hard-Quota hingegen stellt die Gesamtgröße eines Postfaches dar. Ist diese erreicht, kann keine E-Mail mehr empfangen werden. An das Postfach gesendete E-Mails werden abgewiesen. Die E-Mail geht dann zurück an den Empfänger und enthält eine Fehlermeldung.